Tous les 4 ans, les centres de service scolaire doivent produire un « Plan d’engagement vers la réussite (PEVR) ». Cet outil présente les grandes orientations d’un centre, visant à encourager et à soutenir l’engagement des élèves dans leur apprentissage. Avec mon ami et collègue Louis-Philippe Bellerose, nous avons eu le plaisir d’animer cinq ateliers de discussion avec les principales parties prenantes du Centre de services scolaire des Découvreurs. Ces ateliers de discussion ont permis de recueillir les intrants de groupes composés de :
- Élèves
- Parents d’élèves
- Enseignants
- Personnel de soutien
- Personnel du service de garde
- Gestionnaires du centre
- Directeurs d’écoles
- Etc.
Ces ateliers s’inscrivait dans la démarche de rédaction du Plan d’engagement vers la réussite (PEVR) de l’organisation. La définition des orientations du PEVR exigeait une compréhension approfondie des besoins, des attentes et des aspirations d’un grand groupe de personnes. Dans cet article, je présente l’approche que nous avons utilisée afin de consulter près de 150 personnes et contribuer à la création d’un plan stratégique significatif.
Établir une vision claire des objectifs
D’abord, avant d’interpeller ou de rencontrer des gens, il était essentiel d’établir une vision claire des objectifs à atteindre. Dans notre cas, notre mandat était d’aider à déterminer les éléments clés qui deviendraient la base de la rédaction du « Plan d’engagement vers la réussite (PEVR) ». Pour ce faire, nous savions qu’il fallait chercher des données qualitatives (par opposition à des données quantitatives) et qu’il faudrait interpeller plusieurs groupes de parties prenantes afin d’avoir une vision 360. À partir de ces informations, nous avons été en mesure de bâtir une formule d’ateliers de discussion bien ciblée.
Préparer la récolte de données à travers des questions pertinentes
Les guides de discussions demeurent un outil essentiel pour sonder un grand groupe et favoriser les échanges. Nous avons conçu des guides de discussions comprenant des questions ouvertes pour des commentaires détaillés. Nous avons veillé à ce que les questions demeurent spécifiques au contexte.
Diviser un grand groupe en sous-groupes
Puis, la méthode des petits groupes fut l’approche préconisée pour sonder efficacement toutes ces personnes. En divisant les participants en sous-groupes plus restreints, cela a favorisé des discussions approfondies et a permis de recueillir des informations détaillées. Dans notre cas, nous avons divisé les participants en fonction de leurs profils et de leurs spécialités. Pour chaque groupe, un spécialiste de contenus était présent à la table.
Utiliser le remue-méninges collaboratif
Ensuite, durant l’atelier, nous avons favorisé le remue-méninges collaboratif, en encourageant les participants à partager leurs idées de manière ouverte et créative. Cela a favorisé la diversité des perspectives et enrichi la base des orientations du plan.
Analyser et valider avec les experts
Finalement, une fois les données collectées, nous avons adopté une approche collaborative pour l’analyse. Des séances de rétroaction ont été organisées, afin que les spécialistes de contenu puissent valider les résultats et apporter des éclairages supplémentaires. Cette démarche renforça la légitimité des orientations qui ressortaient à la suite de ces ateliers.
Conclusion
Sonder un grand groupe en vue de définir les orientations d’une planification stratégique telle que le « Plan d’engagement vers la réussite (PEVR) » était un défi audacieux. Nous remercions chaudement la direction du Centre de services scolaire des Découvreurs pour sa confiance et le plaisir que nous avons eu lors de ces rencontres.
En suivant ces astuces, vous aussi pouvez créer un processus de consultation dynamique et inclusif, répondant à vos besoins d’affaires, mais également aux attentes de vos participants.
N’hésitez pas à me contacter pour planifier vos ateliers de discussion!
